Polityka prywatności

INFORMACJE OGÓLNE

1. Polityka Prywatności firmy Akces to dokument, w którym znajdują się zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem ze strony internetowej https://www.akces.pl.

ADMINISTRATOR STRONY

1. Administratorem strony jest firma Akces spółka z ograniczoną odpowiedzialnością siedzibą w Macierzyszu, przy ul. Sławęcińskiej 3, NIP: 5270007492

PYTANIA I KONTAKT

1. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z polityką prywatności, w każdej chwili Klient może skontaktować się z obsługą firmą Akces, wysyłając wiadomość na adres hurtownia@akces.pl

NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE

1. Skrócona wersja najważniejszych zasad związanych z ochroną prywatności:
   1. Zakładając konto użytkownika za pośrednictwem strony, składając zamówienie, zapisując się do newslettera, składając reklamację, odstępując od umowy czy po prostu kontaktując się z firmą Akces, Klient przekazuje firmie Akces swoje dane osobowe, a firma Akces gwarantuje Klientowi, że jego dane pozostaną poufne, bezpieczne i nie zostaną udostępnione jakimkolwiek podmiotom trzecim bez wyraźnej zgody Klienta.
   2. Firma Akces powierza przetwarzanie danych osobowych tylko sprawdzonym i zaufanym podmiotom świadczącym usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych.
   3. Firma Akces korzysta z narzędzi analitycznych Google Analytics, które zbierają informacje na temat odwiedzin strony przez Klientów, takie jak podstrony, które wyświetlili, czas, jaki spędzili na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics. W ramach mechanizmu do zarządzania ustawieniami plików cookies Klient ma możliwość zadecydowania, czy w ramach usługi Google Analytics firma Akces będzie mogło korzystać również z funkcji marketingowych, czy nie.
   4. Firma Akces wykorzystuje pliki cookies własne w celu prawidłowego działania strony.

Poniżej znajduje się rozwinięcie opisanych pokrótce punktów.

DANE OSOBOWE

1. Administrator danych osobowych
   1. Administratorem danych osobowych Klienta w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest firma Akces spółka z ograniczoną odpowiedzialnością siedzibą w Macierzyszu, przy ul. Sławęcińskiej 3, NIP: 5270007492
2. Cele, podstawy prawne oraz okres przetwarzania danych osobowych wskazane są odrębnie w stosunku do każdego celu przetwarzania danych (patrz: opis poszczególnych celów przetwarzania danych osobowych poniżej).
3. RODO przyznaje Klientowi następujące potencjalne uprawnienia związane z przetwarzaniem swoich danych osobowych:
   1. prawo dostępu do danych osobowych,
   2. prawo do sprostowania danych osobowych,
   3. prawo do usunięcia danych osobowych,
   4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
   5. prawo do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych,
   6. prawo do przenoszenia danych,
   7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
   8. prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli taką zgodę Klient wyraził.
4. Zasady związane z realizacją wskazanych uprawnień zostały opisane szczegółowo w art. 16 – 21 RODO. Firma Akces zachęca Klientów do zapoznania się z tymi przepisami i wyjaśniamy, że wskazane powyżej uprawnienia nie są bezwzględne i nie będą przysługiwać Klientowi w stosunku do wszystkich czynności przetwarzania jego danych osobowych. Firma Akces dołożyła jednak starań, by w ramach opisu poszczególnych operacji przetwarzania danych osobowych wskazać na przysługujące Klientowi w ramach tych operacji uprawnienia.
5. Należy podkreślić, że jedno z uprawnień wskazanych powyżej przysługuje Klientowi zawsze – jeżeli Klient uzna, że przy przetwarzaniu jego danych osobowych firma Akces dopuściła się naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, ma możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
6. Klient zawsze może również zwrócić się do firmy Akces z żądaniem udostępnienia mu informacji o tym, jakie dane na jego temat posiada oraz w jakich celach je przetwarza. W tym celu należy wysłać wiadomość na hurtownia@akces.pl. Podany powyżej adres e-mail można wykorzystać również w razie jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

BEZPIECZEŃSTWO

1. Firma Akces gwarantuje poufność wszelkich przekazanych spółce danych osobowych oraz zapewnia podjęcie wszelkich środków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez przepisy o ochronie danych osobowych. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.
2. Powierzamy przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom:
   1. DHL Parcel Polska Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Osmańskiej 2, 02-823 Warszawa; NIP: 951–24-17-713; REGON: 365170883; KRS: 0000631916 – w celu wykonywania usług transportowych i dostawczych w ramach realizowania zamówienia.
3. Wszystkie podmioty, którym firma Akces powierza przetwarzanie danych osobowych gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.

CELE I CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA

1. Konto użytkownika
   1. Zakładając konto użytkownika, Klient musi podać swój adres e-mail, zdefiniować hasło do konta, nazwę firmy, NIP, adres oraz numer telefonu. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta.
   2. Dane wprowadzone przez Klienta w ramach konta użytkownika przetwarzane są wyłącznie w celu utrzymywania konta i zapewnienia możliwości korzystania z niego.
   3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Klienta w ramach konta użytkownika jest realizacja umowy o prowadzenie konta, którą Klient zawiera na podstawie regulaminu sklepu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
   4. Dane zgromadzone na koncie użytkownika przetwarzane są w ramach systemu Prestashop i przechowywane na serwerze zapewnianym przez home.pl.
   5. Dane Klientów będą przetwarzane w ramach konta tak długo, jak długo będą posiadać konta użytkowników. Po usunięciu konta, dane Klienta zostaną usunięte z bazy, za wyjątkiem danych o złożonych zamówieniach.
   6. W każdej chwili Klient może uzyskać dostęp do swoich danych osobowych przetwarzanych w ramach konta, pisząc maila na adres hurtownia@akces.pl. Klient może w każdej chwili zmodyfikować swoje dane, jak również je usunąć, za wyjątkiem danych o złożonych zamówieniach. W każdej chwili może podjąć również decyzję o usunięciu konta.
   7. W stosunku do danych zgromadzonych w koncie użytkownika, Klientowi przysługuje również prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO
2. Zamówienia
   1. Składając zamówienie, Klient musi podać dane niezbędne do realizacji zamówienia, tj. imię i nazwisko, nazwa firmy, adres rozliczeniowy, nip, adres do dostawy, adres e-mail, numer telefonu. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia zamówienia.
   2. Dane przekazane firmie Akces w związku z zamówieniem, przetwarzane są w celu realizacji zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawienia faktury (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), uwzględnienia faktury w dokumentacji księgowej spółki (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celach archiwalnych i statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   3. Dane zawarte w zamówieniu złożonym za pośrednictwem sklepu przetwarzane są w ramach systemu Prestashop i przechowywane na serwerze zapewnianym przez home.pl.
   4. Jeżeli Klient posiada konto użytkownika, to zamówienie będzie widoczne w ramach historii zamówień danego konta.
   5. Każde zamówienie dokumentowane jest paragonem lub fakturą. Faktury wystawiane są z wykorzystaniem systemu WAPRO MAG.
   6. Zamówienia są również rejestrowane w wewnętrznej bazie firmy Akces w celach archiwalnych i statystycznych.
   7. Dane o zamówieniach będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji zamówienia, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Ponadto, po upływie tego terminu, dane nadal mogą być przetwarzane przez firmę Akces w celach statystycznych. Firma Akces ma obowiązek przechowywać faktury z danymi osobowymi przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
   8. W przypadku danych o zamówieniach nie ma możliwości sprostowania tych danych po realizacji zamówienia. Klient nie może również sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Podobnie, nie może sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych zawartych w fakturach. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy może jednak sprzeciwić się przetwarzaniu przez firmę Akces swoich danych w celach statystycznych, jak również domagać się usunięcia swoich danych z bazy firmy Akces.
   9. W stosunku do danych o zamówieniach Klientowi przysługuje również prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO.
3. Newsletter
   1. Jeżeli Klient chce zapisać się do newslettera, musi przekazać firmie Akces swój adres e-mail za pośrednictwem formularza zapisu do newslettera.
   2. Dane przekazane firmie Akces podczas zapisu do newslettera wykorzystywane są w celu przesyłania Klientowi newslettera, a podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona podczas zapisywania się do newslettera. Dane osobowe niezbędne do wysyłki newslettera przetwarzane są wyłącznie przez firmę Akces.
   3. Dane będą przetwarzane przez czas funkcjonowania newslettera, chyba że Klient wcześniej zrezygnuje z jego otrzymywania, co spowoduje usunięcie jego danych z bazy.
   4. W każdej chwili Klient może sprostować swoje dane zapisane w bazie newsletterowej, jak również zażądać ich usunięcia, rezygnując z otrzymywania newslettera. Przysługuje mu również prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO.

REKLAMACJE I ODSTĄPIENIA OD UMOWY

1. Jeżeli Klient składa reklamację lub odstępuje od umowy, to przekazuje firmie Akces dane osobowe zawarte w treści reklamacji lub oświadczeniu o odstąpieniu od umowy, które obejmuje imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego.
2. Dane przekazane firma Akces w związku ze złożeniem reklamacji lub odstąpieniem od umowy wykorzystywane są w celu realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia od umowy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia. Reklamacje oraz oświadczenia o odstąpieniu od umowy mogą być ponadto archiwizowane w celach statystycznych.
4. W przypadku danych zawartych w reklamacjach oraz oświadczeniach o odstąpieniu od umowy Klient nie ma możliwości sprostowania tych danych. Nie może również sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy Klient może jednak sprzeciwić się przetwarzaniu przez firmę Akces swoich danych w celach statystycznych, jak również domagać się usunięcia ich z bazy firmy Akces.

KONTAKT EMAILOWY

1. Kontaktując się z firmą Akces za pośrednictwem poczty elektronicznej, w tym również przesyłając zapytanie poprzez formularz kontaktowy, w sposób naturalny Klient przekazuje firma Akces swój adres e-mail jako adres nadawcy wiadomości. Ponadto, w treści wiadomości może zawrzeć również inne dane osobowe.
2. Dane Klienta są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Klientem, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda Klienta wynikające z zainicjowania z firmą Akces kontaktu. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest usprawiedliwiony cel w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby wewnętrzne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i firma Akces nie jest w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta. Klient ma prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką z firma Akces prowadził (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nadrzędne interesy firmy Akces, np. obrona przed potencjalnymi roszczeniami ze strony Klienta.

PLIKI COOKIES I INNE TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

1. Strona firmy Akces, podobnie jak niemal wszystkie inne strony internetowe, wykorzystuje pliki cookies, by zapewnić Klientom najlepsze doświadczenia związane z korzystaniem z niej.
2. Cookies to niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na urządzeniu końcowym Klienta (np. komputerze, tablecie, smartfonie), które mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny.
3. Cookies można podzielić na cookies własne oraz cookie podmiotów trzecich.
4. Zgoda na cookies
   1. Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlana jest informacja na temat stosowania plików cookies wraz z pytaniem o zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Klient zawsze ma możliwość zmienić ustawienia cookies z poziomu swojej przeglądarki albo w ogóle usunąć pliki cookies, jednakże należy pamiętać, że wyłączenie plików cookies może powodować trudności w korzystaniu ze strony, jak również z wielu innych stron internetowych, które stosują cookies.
5. Cookies własne
   1. Cookies własne wykorzystujemy w celu zapewnienia prawidłowego działania strony.
6. Cookies podmiotów trzecich
   1. Strona firmy Akces, wykorzystuje funkcje zapewniane przez podmioty trzecie, co wiąże się z wykorzystywaniem plików cookies pochodzących od podmiotów trzecich. Wykorzystanie tego rodzaju plików cookies zostało opisane poniżej.

ANALIZA I STATYSTYKA

1. Firma Akces wykorzystuje cookies do śledzenia statystyk strony, takich jak liczba osób odwiedzających, rodzaj systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony, czas spędzony na stronie, odwiedzane podstrony etc. Firma Akces korzysta w tym zakresie z Google Analytics, co wiąże się z wykorzystaniem plików cookies firmy Google LLC. W ramach mechanizmu do zarządzania ustawieniami plików cookies Klient ma możliwość zadecydowania, czy w ramach usługi Google Analytics firma Akces będzie mogła korzystać również z funkcji marketingowych, czy nie.
2. Firma Akces korzysta z narzędzi remarketingowych Google AdWords. Wiąże się to z wykorzystywaniem plików cookies firmy Google LLC dotyczących usługi Google AdWords. W ramach mechanizmu do zarządzania ustawieniami plików cookies Klient ma możliwość zadecydowania, czy firma Akces będzie mogła korzystać w tym przypadku z Google AdWords, czy nie.

1. Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.
2. Logi obejmują m.in. adres IP Klienta, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym z jakiego korzysta. Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze.
3. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony i nie są wykorzystywane przez firmę Akces w celu identyfikacji Klienta.
4. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.